MENINGKATKAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Sistem pendukung pengambilan keputusan adalah :

• Sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur

2. Dua alasan penting manajemen membutuhkan sistem pendukung untuk meningkatkan pengambilan keputusannya adalah :

• Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas.
• Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna)

3. Perbedaan antara Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (DSS) dengan Sistem kelompokpendukung pengambilan keputusan (GDSS) adalah :
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (DSS) :
a. Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
b. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
c. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
d. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar.
e. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan.
f. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
g. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
h. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yang sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem informasi.
i. DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasi pengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan oleh pengguna.

Sistem kelompokpendukung pengambilan keputusan (GDSS) :
a. GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada.
b. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam elaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu
c. kelompok.
d. GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.
e. GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.
f. GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang independen.
g. GDSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.

4. Perbedaan antara DSS dengan MIS adalah :
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS) :
a. Kajiannya ada pada keputusan-keputusan dimana ada struktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap pertimbangan manajer memiliki esensi utama
b. Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya
c. Relevansinya untuk manajer adalah dalam pembuatan tool pendukung, di bawah pengawasan mereka, yang dimaksudkan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan, sistem atau solusi tertentu.

Management information System (MIS) :
a. Kajiannya ada pada tugas-tugasnya yang terstruktur, dimana prosedur operasi standar, aturan-aturan keputusan, dan alur informasi dapat didefinisikan.
b. Hasil utamanya adalah meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya, waktu tunggu, dan lain-lain, dan dengan mengganti karyawan klerikal.
c. Relevansinya untuk manajer pengambil keputusan biasanya tak langsung didapatkan; misalnya dengan penyediaan laporan dan akses ke data.

5. Beberapa Sistem pendukung yang dapat membantu sistem informasi adalah :
a. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
b. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support systems (GDSS)
c. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
d. Sistem Pakar/Expert System

6. Decision Support System meliputi komponen yang termuat dalam sistem pendukung yaitu :
a. DSS database: Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
b. DSS software system: Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, dataminingtools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti: deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order). Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means, medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model statistik ini dapat digunakan untuk membantu membangun hubungan, seperti: menghubungkan produktivitas pegawai dikaitkan dengan faktor usia, pendapatan yang diterima, atau faktor lain yanng berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi model menentukan alokasi sumber-sumber yang optimal untuk memaksimalkan atau meminimalkan variabel tertentu, seperti: biaya atau waktu.

7. Perbedaan antara sistem pakar (ES) dengan sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif (ESS) adalah :
Sistem pakar (ES) :
a. Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut. Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannyacdapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.
b. Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika di belakang sarannya tersebut.
c. ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment).

Sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif (ESS) :
a. ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal.
b. Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.
c. Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci atas informasi ringkas.

Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
– Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
– Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
– Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
– Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
– Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
– Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
– Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
– Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
– Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
– Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Jenis -jenis keputusan dalm organisasi dibagi menjadi 4 berdasrkan sifatnya :

1. Berdasarkan program dan regularitas :

1.   Pengambilan keputusan terprogram atau terstruktur Yaitu pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menanganinya telah ditentukan. Pengambilan keputusan terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah terstruktur melalui :

a ). Prosedur : yaitu srangkaian langkah yang berhubungan dan berurutan yang harus diikuti oleh pengambil keputusan

b ). Aturan : yaitu ketentuan yang mengatur apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pengambil keputusan

c ). Kebijakan : yaitu pedoman yang menentukan parameter untuk membuat keputusan

2.   Pengambilan keputusan tidak terprogram (tidak terstruktur) Adalah pengambilan keputusan yang tidak rutin dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan khusus.

2. Berdasarkan tingkat kepentingannya

Pada umumnya suatu organisasi memiliki hierarki manajemen. Secara klasik hierarki ini terdapat tiga tingkatan, yaitu :

1.   Manajemen puncak yang berkaitan dengan masalah perencanaan yang bersifat strategis (strategic planning). Pada manajemen puncak keputusan yang diambil adalah keputusan strategis.

2.   Manajemen menengah, yaitu menangani permasalahan kontrol/pengawasan yang sifat pekerjaannya lebih banyak pada masalah administrasi. Pada manajemen menengah ini keputusan yang diambil adalah keputusan administrasi/taktis. Keputusan ini adalah keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya.

3.   Manajemen operasional, yaitu berkaitan dengan kegiatan operasional (kegiatan operasi harian). Keputusan yang diambil pada manajemen operasional disebut keputusan operasional.

3. Berdasarkan tipe persoalan :

1.   Keputusan internal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional, seperti pembelian bahan baku, penentuan jadwal produksi.

2.   Keputusan internal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan permasalahan organisasional, seperti perombakan struktur organisasi, perubahan departemen.

3.   Keputusan eksternal jangka pendek, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan yang berdampak dengan lingkungan dalam rentang waktu yang relatif pendek, seperti mencari subkontrak untuk suatu permintaan khusus.

4.   Keputusan eksternal jangka panjang, yaitu keputusan yang berkaitan dengan semua persoalan dengan linkungan dengan waktu yang relatif panjang, seperti merger dengan perusahaan lain dan ini bersifat strategis.

4. Berdasarkan lingkungannya :

1.   Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

a ). Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu konsekuensi/jawaban/hasil. Ini berarti hasil dari setiap alternatif tindakan tersebut dapat ditentukan dengan pasti.

b ). Keputusan yang diambil didukung oleh informasi/data yang lengkap, sehingga dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yang dilakukan.

c ). Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang.

d ). Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut masalah rutin, karena kejadian tertentu dimasa yang akan datang dijamin terjadi.e ). Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model yang bersifat deterministik.

f ). Teknik penyelesainannya/pemecahannya biasanya menggunakan antara lain : teknik program linier, model transportasi, model penugasan,  model inventori, model antrian, model network.

2. Pengambilan keputusan dalam kondisi resiko, adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

a ). Alternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

b ). Pengambilan keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.

c ). Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yang akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

d ). Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya.

e ). Pada kondisi ini ada informasi/data yang akan mendukung dalam membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.

f ). Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian probabilisti.

3. Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana :

a ). Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tersebut.

b ). Pengambilan keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi atau hasil yang keluar.

c ).Pengambilan keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tersebut.

d ). Hal yang diputuskan biasanya relatif belum pernah terjadi.

e ). Tingkat ketidakpastian keputusan semacam ini dapat dikurangi dengan cara :

–          Mencari informasi lebih banyak

–          Melalui riset atau penelitian

–          Penggunaan probabilitas subjektif

f ). Teknik pemecahannya adalah menggunaka beberapa metode /kriteria, yaitu metode maximin, metode maximax, metode Laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu dengan tabel hasil (pay off tabel).

4. Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik adalah pengambilan keputusan dimana :

a ). Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.

b ). Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yang rasional, tanggap dan bertujuan untuk memenangkan persaingan tersebut.

c ). Pengambil keputusan bertindak sebagai pemain dalam suatu permainan.

d ). Teknik pemecahannya adalah menggunakan teori permainan.

Berikut adalah tujuh langkah dalam proses pengambilan keputusan

1.   Mengidentifikasi keputusan. Langkah pertama dalam membuat keputusan yang tepat adalah mengenali permasalahan serta memutuskan untuk mengatasi hal itu, dan juga menentukan alasan tentang mengapa keputusan ini akan membuat perubahan bagi konsumen atau karyawan.

2.   Mengumpulkan informasi. Selanjutnya, saatnya untuk mengumpulkan informasi sehingga dapat membuat keputusan berdasarkan data dan fakta. Tahap ini membutuhkan penilaian untuk memnentukan informasi apa yang relevan dengan keputusan yang ada dan bagaimana cara mendapatkannya. Supaya efektif, sebelumnya definisikan apa yang perlu diketahui yag berpengaruh dengan keputusan, dan tentukan siapa saja yang perlu dilibatkan.

3.   Mengidentifikasi alternatif. Dengan memahami permasalahan, mengidentifikasi kemungkinan dan mensimuulasikannya akan lahir opsi-opsi keputusan. Opsi tersebut yang diperyimbangkan utuk diambil salah satunya sebagai keputusan.

4.   Menimbang bukti. Menurut pakar manajemen Phil Higson dan Anthony Sturgess, dalam langkah ini diperlukan "mengevaluasi kelayakan, penerimaan dan keinginan" untuk mengetahui alternatif manakah yang terbaik. Pengambil keputusan baik itu manajer/eksekutif atau pelaku usaha harus mampu mempertimbangkan pro dan kontra kemudian memilih opsi yang memiliki peluang keberhasilan tertinggi. Mencari opini kedua yang dipercaya mampu memberikan perspektif baru terhadap permasalahan juga mungkin akan sangat membantu.

5.   Memilih diantara alternatif pilihan. Ketika tiba waktunya untuk membuat suatu keputusan, pastikan bahwa adanya resiko yang menempel pada keputusan yang dipilih. Atau, alternatif lainya, dengan memilih kombinasi dari beberapa alternatif setelah sepenuhnya memahami informasi serta potensi resikonya.

6.   Bertindak. Selanjutnya, setelah keputusan diambil harus segera dibuat rencana implementasi. Hal ini melibatkan kegiatan mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan serta mendapatkan dukungan dari karyawan dan para pemangku kepentingan. Mengumpulkan orang lain yang setuju dengan keputusan yang diambil adalah komponen kunci untuk melaksanakan rencana kita secara efektif. 

7.   Meninjau kembali. Langkah penting namun paling sering diabaikan dalam proses pengambilan keputusan adalah mengevaluasi keputusan . Apabila keputusan yang diambil tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan,segeralah tinjau kembali dan telusuri secara runtut apa yang menyimpang atau tidak sesuai.

Sistem pendukung keputusan  (decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem imformasi  berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan  yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat tidak biasa.

Tahapan SPK:

• Definisi masalah
• Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
• pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan

• menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)

Tujuan dari SPK:

• Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur
• Mendukung manajer dalam mengambil keputusan suatu masalah
• Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan

Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.

Jenis-jenis SPK menurut Alter

1.   Mengambil elemen elemen informasi 

2.   Menganalisis file 

3.   Menyiapkan laporan dari berbagai file 

4.   Memperkirakan akibat keputusan 

5.   Mengusulkan keputusan 

6.   Membuat keputusan

DSS berguna untuk mengambil keputusan penentuan arga, analisis profitabilitas, dan manajemen ubungan pelanggan.